CÓMO GESTIONAMOS TU COMUNIDAD
Servicio de administración de fincas de forma exclusiva e integral. Actualmente cuento con 18 comunidades a las que administro de forma personalizada, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de ellas e incluso cada año de la Junta Directiva que esté a cargo, tengo un trato cercano y rápido, y soy accesible a mis clientes por todos los medios habituales, teléfono, mail, videollamada, whats app y presenciaL, en un amplio horario.
Proceso de Prestación de Servicios
• El despacho presta un servicio profesional y de calidad, cuenta con todos los medios tecnológicos necesarios para una gestión eficiente sin descuidar todas las excepciones que requieran un trato más tradicional y analógico para llegar a todos los propietarios.
• El proceso de prestación del servicio se inicia con un contacto previo destinado a presentar mis servicios de un modo genérico.
• El proceso del desarrollo de mis servicios con un nuevo cliente, comienza con la petición de un presupuesto, basado, en los servicios que tiene la comunidad en cuestión, problemas añadidos como obras pendientes, inspecciones sin resolver, propietarios con recibos pendientes, etc.
• A continuación, se realiza una labor de diagnóstico, con el propósito de poder conocer las necesidades a satisfacer y/o problemas a resolver. Además, las necesidades de las fincas pueden ser muy diversas pudiendo tener que gestionar garajes, aparcamientos, zonas deportivas, trasteros, piscina, o espacios compartidos con usos muy diversos.
• Una vez obtenida toda la información necesaria para la creación del presupuesto, suelo invitar al presidente o a la persona que haya solicitado el presupuesto para una reunión personal, o por el medio que mejor le convenga para despejar cualquier duda o bien para
explicarle mi forma de trabajar, o incluso ponerle en contacto con algunos de mis clientes a modo de referencia.
• El presupuesto del administrador ha de aprobarse en una Junta General, una vez nombrado en la Junta, ya comenzaría los trámites para que el anterior administrador le dé la venia, en un plazo máximo de 15 días. A partir de ese momento, hay un plazo de 10 días para la entrega de la documentación, información y datos que sean imprescindibles para que se pueda continuar con el correcto funcionamiento de la comunidad, y un plazo máximo de 40 días para la entrega de toda la documentación contable, y los últimos cuatro años de documentación relevante.
• A nivel de contacto con los propietarios, comienzo mi trabajo en la finca enviando una carta de presentación.
• Creo que este proceso de inicio, sirve como preámbulo, para que conozcan mi forma de trabajar, manteniendo un trato directo con la Junta Directiva y a disposición de todos los propietarios para cualquier aclaración o duda que puedan tener, obviamente además de para la resolución de problemas.
• Mensualmente, envío un informe contable a la Junta Directiva de todos los ingresos y gastos mensuales y la justificación del saldo de la comunidad y los propietarios con recibos pendientes, si los hubiera; con objeto de una total transparencia en cuanto a mi labor y para mantener debidamente informada a la Junta Directiva, para que sea
consciente de la situación real de la comunidad mes a mes.
Precios
La intención de esta empresa en cuanto a honorarios se refiere, es la de tener precios competitivos, no por debajo de la media, ya que el servicio que se presta se entiende de calidad, la cartera de clientes no pretende ser muy amplia, pero si muy estable.
Para expandir mi negocio, centraré mi atención en una realización muy cuidada de mis servicios porque he podido comprobar a través de tantos años de trabajo, que en esta profesión la mejor publicidad es mi propio trabajo, y cada uno de los vecinos con los que trato cada día, son la más eficiente campaña de publicidad.
A modo de conclusión, creo que es un negocio que cubre una necesidad real y cada vez más exigente para un espectro muy amplio de fincas y de clientes, el hecho de ser una administradora de fincas autónoma, creo que es una ventaja, ya que lo que se presta es un servicio personalizado a cada comunidad de propietarios, por lo que hay lugar en el
mercado para empresas como la mía que buscan la cercanía, la eficiencia y el compromiso con un grupo reducido de comunidades, y que no afectan a la existencia de otros formatos que ofrecen servicios similares, ya que el cliente, será el que elija el tipo de administrador que desea para su finca.
El servicio que se brinda es en exclusividad para la administración de fincas de comunidades de propietarios, pero en todas sus vertientes y necesidades, entre otros:
• Realización de contabilidad mensual, cierre del ejercicio contable anual y presupuesto para el siguiente.
• Realización de las Juntas Ordinarias y todas las Extraordinarias que puedan surgir a lo largo del año.
• Preparación y envío de convocatoria y acta de las Juntas Generales.
• Custodia de la documentación de la comunidad, CIF, Libro de Actas, Contratos, Pólizas, Inspecciones, Impuestos, Nóminas, Planos, Escrituras de División Horizontal, información sobre rehabilitaciones generales y obras de importancia, etc.
• Emisión de los recibos comunitarios a través de las plataformas bancarias
• Pago de mantenimientos, obras, compras, impuestos, y todos aquellos importes de los que deba hacerse cargo la comunidad.
• Custodia de los 4 últimos años de contabilidad, correspondencia e información de siniestros.
• Comparación y revisión de presupuestos, contratos, obras y servicios para la comunidad.
• Cambio de firmas autorizadas en la entidad bancaria de la comunidad anualmente.
• Solicitud, emisión y envío de cheques o pagarés, en caso de ser la forma de pago estipulada.
• Envío de circulares, avisos, carteles y cualquier otro formato informativo necesario.
• Dar de alta, baja, rescisión, renovación o modificación de contratos como representante
de la comunidad.
• Apertura, seguimiento y cierre de siniestros ante la póliza de seguros comunitaria, y enlace con seguros privativos, empresas reparadoras, etc.
• Gestión de incidencias, averías, resolución de problemas, información y asesoramiento a la comunidad.
• Comunicar, informar y hacer cumplir todas las normativas exigibles a la comunidad de propietarios.
• Asesoramiento técnico en ámbitos que habitualmente se utilizan en la gestión de una comunidad de propietarios, entre otros, asesoramiento jurídico, de urbanismo, de normativas del Ayuntamiento, de ámbito fiscal y laboral, y en el caso que sea necesario, vincular estos asesoramientos con profesionales de cada una de las áreas.
• Supervisión administrativa de obras, reparaciones, rehabilitaciones o cualesquiera otras necesarias para el mantenimiento y conservación de la finca.
• Gestión y cumplimiento de todas las Inspecciones Periódicas Obligatorias exigibles a la finca, por ejemplo: IEE, ITE, Inspección Eléctrica Baja Tensión, Ascensores, Sistema Contraincendios.
• Atención personalizada presencial, telefónica, por mail.